Viele Unternehmen betrachten Geschäftsreisen heute als zum Teil vermeidbare Kostenverursacher. Schließlich ermöglichen moderne Technologien direkte Interaktionen über Entfernungen, die früher undenkbar waren. Videokonferenzen werden gerne eingesetzt, wenn es nicht möglich ist, physisch vor Ort zu sein. Aber ist dies wirklich die beste Methode, wenn es um das Geschäft geht?
Sicher ist: Nichts geht über den persönlichen Kontakt – insbesondere, wenn man zum ersten Mal miteinander spricht oder sensible Themen auf der Agenda stehen.
Werfen Sie einen Blick auf vier Gründe, die die zentrale Rolle von Geschäftsreisen beleuchten und beschreiben, warum sie unerlässlich für mehr Unternehmenserfolg sind und ein persönliches Treffen besser ist als eine Videokonferenz.
- Das Vertrauen neuer Kunden fördern
Wenn es darum geht, insbesondere bei potenziellen bzw. neuen Kunden ein stabiles Vertrauensverhältnis und eine gemeinsame Grundlage aufzubauen, ist ein persönlicher erster Kontakt von entscheidender Bedeutung. E-Mails, Telefonate oder auch Videokonferenzen erreichen niemals die Interaktionsintensität oder den Grad des Austausches eines persönlichen Treffens.
Ein echtes Gespräch ermöglicht es, tiefer zu gehen. Die Bedürfnisse des Gesprächspartners, seine Zweifel und Anliegen besser zu verstehen. Das Maß an Empathie, das bei einer physischen Begegnung entsteht, wird sicherlich höher sein – und die Chancen verbessern, eine Verhandlung erfolgreich abzuschließen oder eine Zusammenarbeit zu beginnen. Darüber hinaus beugt eine persönliche Kommunikation häufig möglichen Missverständnissen vor, besonders denen, die bei einer schnellen schriftlichen Kommunikation auftreten können. Außerdem fördert der direkte Kontakt ein Gefühl der Einheit zwischen den Parteien – eine wichtige Säule in der Kommunikation und unerlässlich für erfolgreiche Projekte.
- Die Beziehungen zu bestehenden Kunden stärken
Die große Bedeutung des persönlichen Kontakts gilt nicht nur für Neukunden. Auch bei Bestandskunden haben persönliche Gespräche entscheidendes Gewicht, wenn es darum geht, das bestehende Vertrauen weiter zu stärken und zu bekräftigen. Schließlich wurde dieses zu Beginn unter großem Aufwand und z. T. unter großen Schwierigkeiten aufgebaut.
Darüber hinaus kann das persönliche Treffen eine ideale Gelegenheit sein, ein neues Angebot zu unterbreiten oder konkret aufzuzeigen, wie es genau in das Unternehmen des Gesprächspartners integriert werden kann. Möglichkeiten, die sich während eines Videotelefonats nicht bieten.
- Das Kontaktnetzwerk erweitern
Der Arbeitsalltag im Büro bietet meist kaum Chancen, Kontakte zu knüpfen und das Geschäft weiter auszubauen. Aber während einer Geschäftsreise – vielleicht während der Wartezeit in der Lounge oder an Bord des Flugzeugs – besteht immer die Möglichkeit, mit Zufallsbekanntschaften über geschäftliche Themen ins Gespräch zu kommen. Um dann zu erkennen, dass der Gesprächspartner in verwandten Bereichen tätig ist und sich als nützlicher Kontakt erweist.
Ist der Besuch einer Messe oder Konferenz Bestandteil der Geschäftsreise, vervielfachen sich natürlich die Chancen, wertvolle Kontakte zu generieren. Unterschätzen Sie nicht den Wert und die Kraft des Netzwerks Ihrer Kontakte und des Wissens, das daraus resultieren kann. Solche Verbindungen führen oft zu ungeahnten und wertvollen Gelegenheiten.
- Die Fähigkeiten der Mitarbeiter verbessern
Die Möglichkeiten, die Geschäftsreisen bieten, sind nicht nur kommerzieller Art. Auch für die reisenden Mitarbeiter zahlen sich diese Reisen aus. Sie geben ihnen die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zu verbessern, sich zu engagieren und in einer neuen, vielleicht nicht üblichen Situation an ihren Aufgaben zu wachsen. Das sind Erfahrungen, die die Kooperations- und Anpassungsfähigkeit fördern und – ein nicht zu unterschätzender Faktor – der Mitarbeiter bekommt das Gefühl, einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen zu leisten.
Reisen können aber auch zur Weiterbildung der Mitarbeiter organisiert werden. Natürlich sind viele Kurse zu den unterschiedlichsten Themen online verfügbar, aber das dabei gewonnene Wissen kann nicht mit den in einer Schulung vor Ort oder in dem besonderen Rahmen einer Reise erworbenen Fähigkeiten verglichen werden. Schließlich besteht die Möglichkeit, Fragen direkt und anschaulich zu klären und persönlich mit den Lehrern zu interagieren.
Ohne Zweifel sind Reisen für Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Aber: Die Chancen auf einen positiven Effekt, auf einen Return on Investment, sind ebenfalls hoch. Durch die Optimierung der Reisekosten anhand kleiner Maßnahmen können zusätzliche Kosten vermieden und der Nutzen weiter gesteigert werden.
In dieser Hinsicht kann ein Travel Manager eine wichtige strategische Rolle bei der Aushandlung der besten Tarife, der Reduzierung vermeidbarer Kosten und der Information der Kollegen über die entsprechenden Dienstleistungen spielen. Und er kann das Bewusstsein für die Einhaltung von Reiserichtlinien schärfen. Durch ein optimales Management der Reisekosten wird deutlich, dass der Gewinn im Hinblick auf neue Chancen und Geschäftswachstum größer sein wird als die Reisekosten.
Trotz der weiten Verbreitung neuer und fortschrittlicherer Technologien ist es kaum denkbar, dass in naher Zukunft ein Kommunikationsmittel die direkte Erfahrung und das persönliche Gespräch mit dem Gesprächspartner ersetzen kann.
Geschäftsreisen ermöglichen es, durch unmittelbare Kommunikation vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen und zu festigen, neue Partnerschaften zu vereinbaren und den kulturellen Horizont und die Fähigkeiten des Reisenden zu erweitern. Es lohnt sich, darüber nachzudenken, die Ziele und den wirtschaftlichen Effekt sorgfältig zu bewerten. Wenn die positiven Annahmen stimmen, gibt es keinen Grund, das Budget zu kürzen!
