Le coût du billet d’avion ne fait pas tout.

À propos

Organisation des voyages d’affaires dans les entreprises

Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, dont les collaborateurs se déplacent souvent en avion, le voyage d’affaires professionnel centralise toutes les compétences et ressources de l’entreprise. Après avoir été envoyés à la personne ou à l’équipe responsable, par email ou par téléphone, les desiderata des collaborateurs font l’objet de recherches et de réservations correspondantes via les portails de réservations de vols habituels.

Au fur et à mesure, des bonnes pratiques se mettent en place. Le certain degré d’expertise acquis dans ce domaine permet ainsi de comparer les différents tarifs de manière plus efficace pour le compte de l’entreprise.

Externaliser : un moyen d’optimiser les coûts

À partir d’un certain seuil, l’externalisation, c’est-à-dire l’appel à des gestionnaires ou des agences de voyages externes, devient rentable. La mobilisation d’une équipe dédiée à la recherche de prestations de voyages peut devenir à long terme inefficace, surtout si ces recherches prennent le pas sur leurs activités principales. De plus, puisqu’il s’agit rarement du cœur de métier des collaborateurs, un grand nombre de possibilités ne sont pas exploitées.

La gestion des déplacements professionnels par l’intermédiaire d’un tiers disposant d’un accès total aux agences de voyages, en particulier aux outils d’optimisation et aux tarifs négociés, permet de réduire sensiblement le coût des billets. La compréhension de la structure tarifaire des compagnies aériennes est essentielle et peut s’avérer un facteur clé pour réduire les frais de déplacement de l’entreprise.

Un expert en aérien permettra de mieux planifier les voyages des collaborateurs, surtout lorsque ceux-ci impliquent plusieurs destinations et correspondances. Y compris les déplacements de groupes, ce qui permet de réduire considérablement les coûts de traitement.

Avantages et services externes

Les agences de voyages et les sociétés de Travel Management offrent une vaste palette de services :

• gestion intégrée de bout en bout du déplacement professionnel
• accès complet à l’ensemble des liaisons aériennes et ferroviaires, véhicules de location, hôtels et services de navettes et de transferts
• assistance pour les visas et renseignements relatifs aux vaccinations et diverses formalités d’entrée, ainsi que sur la réglementation douanière applicable
• délivrance de visa
• outils de comparaison des tarifs
• négociations de tarifs auprès des compagnies aériennes
• négociations des frais de dossier

L’éventail d’options disponibles représente également un avantage certain :

• analyse statistique et consultation sur l’optimisation des dépenses liées aux déplacements professionnels
• contact direct auprès d’un personnel compétent
• assistance pour les réservations de séjours d’ordre privé
• organisation de voyages événementiels et incentives en groupe pour assister à des congrès, conventions, salons ou séminaires d’entreprise
• gestion des programmes de fidélité réservés aux entreprises pour les membres du programme afin d’optimiser davantage les coûts des déplacements

Plus qu’un outil d’optimisation

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : sept entreprises allemandes sur dix font confiance à une agence de voyages ou une société de gestion des voyages pour la réservation de ses voyages d’affaires.¹

Ce n’est pas uniquement l’expertise du prestataire externe dans sa capacité à trouver les meilleurs tarifs qui est déterminante. Ce sont les autres prestations très avantageuses qu’il propose en termes de diminution, non seulement des efforts de coordination et de planning, des contraintes administratives et comptables, mais aussi de recours à l’assistance d’un expert.

Voler avec Austrian, Lufthansa et SWISS signifie profiter de nombreux services et prestations

Il en va de même pour le choix de la compagnie aérienne. Outre les coûts directs liés au billet d’avion, y compris les taxes, frais et suppléments, tout vol effectué avec Austrian, Lufthansa ou SWISS offre de nombreux services spécifiques pour faciliter votre voyage et le rendre plus agréable :

• La flotte des compagnies de Lufthansa Group est composée d’avions modernes de pratiquement toutes les tailles
• 23 heures avant le départ de leur vol, les voyageurs peuvent s’enregistrer et choisir leur siège depuis leur ordinateur, smartphone ou une borne Check-in à l’aéroport.
• L’enregistrement du bagage, dans les limites de la franchise autorisée, s’effectue en même temps que l’enregistrement du passager et de son bagage à main.
• Les passagers de la Business Class et de la First Class de Lufthansa ainsi que les membres Miles & More, selon leur statut, peuvent se détendre dans les salons des aéroports.
• Même sur les vols intérieurs, les passagers peuvent choisir parmi une large gamme de boissons. Selon votre destination, il vous sera également proposé des petites collations ou des repas complets. Sur demande, des repas spéciaux peuvent être pré-commandés gratuitement au moment de réserver.
• Tout vol Austrian, Lufthansa et SWISS rapporte aux membres Miles & More des Miles de prime et des Miles de statut, synonymes de récompenses et d’une vaste gamme de produits attractifs ainsi que de nombreux privilèges réservés aux voyageurs fréquents.
• Sur les vols Austrian, Lufthansa et SWISS, les entreprises adhérentes à PartnerPlusBenefit cumulent des Points Benefit leur permettant d’optimiser de différentes façons les frais liés aux déplacements professionnels