De nombreuses entreprises considèrent aujourd'hui les voyages d'affaires comme une source de coûts partiellement évitable. Après tout, les technologies modernes permettent des interactions directes sur des distances jusqu'alors impensables. La vidéoconférence remplace souvent la présence physique sur place. Mais est-ce vraiment la meilleure méthode dans un contexte commercial ?
Une évidence s’impose : rien ne vaut un contact personnel - surtout lorsque vous vous parlez pour la première fois ou que des sujets délicats sont à l'ordre du jour.
Jetez un coup d'œil à quatre raisons qui mettent en exergue le rôle central des voyages d'affaires, les raisons pour lesquelles ils sont essentiels au succès d'une entreprise et pourquoi iune rencontre personnelle est préférable à une vidéoconférence.
- Favoriser la confiance des nouveaux clients
Lorsqu'il s'agit d'établir une relation de confiance stable et une base commune, en particulier avec de potentiels ou nouveaux clients, le premier contact personnel revêt une importance cruciale. Les e-mails, les appels téléphoniques ou même les vidéoconférences n'atteignent jamais le niveau d'intensité d’une interaction ou le degré d'échange d'une rencontre personnelle.
Un vrai entretien permet d'aller plus loin, de mieux comprendre les besoins, les doutes et préoccupations de notre interlocuteur. Le degré d'empathie inhérent à une rencontre physique sera certainement plus élevé - et augmentera les chances de mener à bien une négociation ou d'entamer une collaboration. De plus, la communication personnelle pallie souvent aux éventuels malentendus, surtout ceux résultant d'une communication écrite rapide. En outre, le contact direct favorise le sentiment d'unité entre les parties - un pilier important de la communication et essentiel à la réussite d’un projet.
- Renforcer les relations avec les clients actuels
L’importance prépondérante du contact personnel ne s'applique pas seulement aux nouveaux clients. Les entretiens personnels avec les clients actuels jouent également un rôle décisif lorsqu'il s'agit de renforcer et de réitérer la confiance existante. Après tout, la construction de la confiance initiale a nécessité des efforts et s’est avérée dificile dans certains cas.
Par ailleurs, la rencontre personnelle peut constituer l'occasion idéale de soumettre une nouvelle offre ou de montrer comment l’intégrer concrètement dans l’entreprise de l'interlocuteur. Des opportunités qui ne se présentent pas dans le cadre d'un appel vidéo.
- Etendre le réseau de contacts
Le travail quotidien au bureau offre en général peu d'occasions de nouer des contacts et d'étendre l'activité de l'entreprise. Lors d'un voyage d'affaires, peut-être en attendant dans un salon ou à bord d'un avion – l’occaion de parler de sujets professionnels avec des connaissances fortuites se présente toujours. Parfois, l'interlocuteur est actif dans des domaines connexes et s'avère être un contact utile.
Lorsque la visite d'un salon ou d'une conférence fait partie du voyage d'affaires, les chances de générer de précieux contacts se multiplient. Ne sous-estimez pas la valeur et la puissance de votre réseau de contacts et les connaissances qui peuvent en résulter. De tels liens génèrent souvent des occasions à la fois inattendues et précieuses.
- Développer les compétences des employés
Les possibilités liées aux voyages d'affaires ne sont pas uniquement de nature commerciale. Ces déplacements profitent aussi aux employés. Ils leur donnent l'occasion d'améliorer leurs compétences, de s'impliquer et d’évoluer face à une nouvelle situation, peut-être inhabituelle. Ce sont des expériences qui favorisent la coopération et la capacité d'adaptation et - facteur à ne pas sous-estimer - donnent aux employés le sentiment d'apporter une contribution importante à l'entreprise.
Toutefois, les voyages peuvent également servir à la formation continue des collaborateurs. De nombreux cours consacrés à une multitude de sujets sont bien entendu disponibles en ligne, mais les connaissances acquises ne peuvent être comparées aux compétences acquises lors d'une formation sur place ou dans le contexte spécifique d'un voyage. Il est enfin possible de clarifier les questions de manière claire et directe et d'interagir personnellement avec les enseignants.
Il ne fait aucun doute que les voyages représentent un facteur de coût non négligeable pour les entreprises. Mais : les chances d'un effet positif, d'un retour sur investissement, sont également élevées. L'optimisation des frais de déplacement par de petites mesures permet d'éviter des coûts supplémentaires et de maximiser les avantages.
A cet égard, un gestionnaire de voyages peut jouer un rôle stratégique important en négociant les meilleurs tarifs, en réduisant les coûts évitables et en informant les collègues sur les prestations adéquates. Il peut en outre sensibiliser les collaborateurs au respect de la politique de voyage. Grâce à une gestion optimale des frais de déplacement, il devient évident que les bénéfices résultant de nouvelles opportunités et de la croissance des affaires seront plus importants que les frais de déplacement.
Malgré l'utilisation généralisée de nouvelles technologies plus avancées, il est difficilement concevable qu’un moyen de communication puisse, à court terme, remplacer l'expérience directe et l’entretien personnel avec l'interlocuteur.
Les voyages d'affaires permettent d'établir et de consolider des relations de confiance grâce à une communication directe, de convenir de nouveaux partenariats, d'élargir les horizons culturels et de développer les compétences du voyageur. Il vaut la peine d'y réfléchir, en évaluant soigneusement les objectifs et l'impact économique. Si les hypothèses positives s’avèren justes, il n'y a aucune raison de réduire le budget !
